Es ist genau das Thema, das immer noch viele Unternehmen davor zurück schrecken lässt, die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz zuzulassen – geschweige denn selber mit Aktivitäten im Social Web aktiv zu werden: Rechtliche Problemfälle. Was ist, wenn ein Mitarbeiter der Firma hier tatsächlich Schaden zufügt? Wie erfülle ich Monitoring- und Dokumentationsverpflichtungen, ohne mit Datenschützern in Konflikt zu geraten? Die Rechtsanwältin und Bloggerin Nina Diercks zeigt in einem zweiseitigen Essay auf, welche Tücken im Social Web auf Unternehmen warten und was sie beim Erstellen von Spielregeln – neudeutsch: Guidelines – im Blick haben müssen. Denn so oder so: „Wenn Mitarbeiter als Markenbotschafter im Social Web auftreten sollen, beinhaltet dies zwangsläufig einen Grundrechtskonflikt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer“, schreibt Diercks in ihrem Essay.
Ein wichtiger Punkt: Unternehmen, die glauben, allein durch ein Verbot von Social-Media sowie Internet und E-Mail eine einfache Regelung getroffen zu haben, befinden sich im Irrtum. Wer das Verbot erlässt, muss es auch sanktionieren und konsequent verfolgen und durchsetzen. Tut ein Unternehmen das nicht, sondern lässt es das Thema schleifen, entsteht laut der Rechtsanwältin eine Duldung, respektive faktische Erlaubnis. Aber auch mit einer angemessenen Erlaubnis scheint das Thema nicht einfacher zu werden. Ein Beispiel: Erlaubt ein Unternehmen die Nutzung der Firmen-E-Mail zu privaten Zwecken, darf es nicht mehr die Postfächer kontrollieren. Das wäre ein Eingriff in das Persönlichkeitsrecht.
Wie also müssen Unternehmen im Blick haben, wenn Sie Social-Media-Guidelines aufstellen? Die Rechtsanwältin gibt folgende Tipps. Ganz wichtig: Am Ende muss ein Passus stehen, derbei einem Verstoß entsprechende Sanktionen ankündigt.
- Eine Definition des inhaltlichen (dienstbezogen beziehungsweise privat) und zeitlichen Umfangs der Nutzung der IT-Systeme
- Eine integrierte Erklärung zum Erheben, Speichern und Nutzen von (personenbezogenen) Daten,
- Um darauf aufbauend einen dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit genügenden Passus zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle einfügen zu können.
- Eine Regelung hinsichtlich der Speicherung von privaten Daten der Mitarbeiter (insbesondere E-Mails), mit der hinreichend der Fall abgedeckt ist, dass das Unternehmen aus betrieblichen Gründen gezwungen ist, beispielsweise bei Krankheit, Einsicht in den E-Mail-Account nehmen zu können, ohne die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers in unzulässiger Weise einzuschränken.
- Ferner sind der Umfang der dienstlichen und privaten Social Media Nutzung (zum Beispiel die Klarstellung, wer die offizielle Corporate Communication übernimmt und Verweis auf Regelung zur privaten Nutzung) zu klären.
- Verhaltensrichtlinien zur Kommunikation im Social Web (das sind in etwa die beliebten „10 Punkte“)
- Regeln zur Kontaktpflege über soziale Netzwerke (etwa: „Wem gehören die XING-Vertriebskontakte?“) zu implementieren.
Dieser Blog wurde verfasst von:
Raoul
Fischer
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