Im Februar und März 2018 war es soweit. In Laufnähe der Agentur waren Räumlichkeiten angemietet und "agenturgerecht" umgestaltet worden. Der Tagesablauf für rund acht Wochen: 9 bis 13 Uhr Arbeiten in den insgesamt 20 interdisziplinär zusammengestellten Gruppen. Dann Mittagspause, Status-Meeting und weiter mit der Gruppenarbeit.

Mit den Ergebnissen ist Jörn Huber zufrieden. "Unser Plan war, neben der inhaltlichen Neuausrichtung, in Zukunft deutlich weniger vorzugeben und stattdessen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker eigenverantwortlich in die Weiterentwicklung des Unternehmens einzubinden", so der Gründer und Geschäftsführer. Das bisherige Organigramm wurde, nicht zuletzt auf Basis ­individueller Talentprofile, teilweise neu sortiert.

Eine neu ­formierte Führungsriege sowie Experten im Unternehmen ­werden künftig für bereichsübergreifende Aufgaben wie ­beispielsweise Talentmanagement, Ressourcensteuerung und das Thema Nachhaltigkeit verantwortlich sein.

Pro Event will Beziehungen schaffen

Am wichtigsten aber: Pro Event hat für sich eine neue Positionierung gefunden. Die Heidelberger wollen sich perspektivisch als Kommunikations-Agentur etablieren, immer wenn es darum geht, "erfolgreiche und sinnhafte Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Märkten zu schaffen", so Thomas. Mit Hilfe von Live- wie digitaler Kommunikation.

Mittlerweile wurden einige Dinge umgesetzt. Nicht nur Aufgaben und Verantwortlichkeiten wurden neu definiert, auch eine neue Agentur-Software ist bereits im Einsatz. Der Umzug aller Daten auf einen eigenen Cloud-Server im benachbarten Rechenzentrum ist ebenfalls abgeschlossen.

Ein browserbasiertes Intranet und ein Agentur-Wiki zum optimalen Wissenstransfer werden gerade nach den Vorstellungen der entsprechenden Arbeitsgruppe programmiert. Und doch gibt es noch reichlich zu tun.

So wird die Motivation hoch gehalten

Eine Stabsstelle unter Leitung von Pro-Event-Berater Olaf Ginter koordiniert den weiteren Prozess und passt auf, dass nichts davon im Tagesgeschäft auf die lange Bank geschoben wird. So genannte Pit-Stops mit dem gesamten Team sorgen in regelmäßigen Abständen für Transparenz und einen einheitlichen Wissensstand.

Helge Thomas: "Am wichtigsten ist es, den entstandenen Flow jetzt nicht zu unterbrechen und glaubwürdig zu bleiben."

Weshalb Pro Event sich neu erfinden musste und wie das Management die Mitarbeiter mit auf die Reise nahm, das lesen Sie in der aktuellen Ausgabe des Kontakter vom 12. Juli. Abo?