Projektplanung :
Die sieben Todsünden beim Briefing

Ein gutes Briefing ist der Anfang jedes gelungenen Projekts. Sieben Todsünden gilt es bei einem guten Einstieg zu umschiffen.

Text: W&V Redaktion

Beim Briefing fängt der Projekterfolg an.
Beim Briefing fängt der Projekterfolg an.

Gute und präzise Briefings sparen Geld und Arbeitszeit. Verwirrende Briefings kosten nur Geld, Arbeitszeit und Nerven. Die Literaturagentin und Managementtrainerin Ute Flockenhaus hat ein Buch darüber geschrieben, wie man Briefings möglichst effektiv macht ("Gute Briefings", 2017, Gabal-Verlag).

Für W&V hat sie die sieben Todsünden ausgemacht, mit der garantiert jedes Briefing das Projekt zum Scheitern bringen.

1. Briefings mit unklaren Verantwortlichkeiten

Für gute Briefings sind der Briefende und der Beauftragte gleichermaßen verantwortlich. Wenn wir als Beauftragter unvollständige oder unklare Briefings erhalten, ist es an uns, die fehlenden Informationen einzufordern oder bei Unklarheiten nachzufragen. Eine gute Möglichkeit ist das Rebriefing. Hierbei wiederholen wir als Beauftragter schriftlich oder mündlich, was wir als unseren Auftrag verstanden haben. So treten Informationslecks oder Missverständnis rasch zutage. Trotz eines schlechten Briefings mit der Arbeit loszulegen und sich später herauszureden, dass man "ja nur umgesetzt habe, was im Briefing stand", ist kein guter Stil, verursacht unnötige Kosten und strapaziert die Nerven aller Beteiligten.

2. Briefings zwischen Tür und Angel

"Meier, machense doch mal eben ..." Oftmals wird gerade im Kreativbereich mit einem Briefing nicht nur ein Job delegiert, sondern auch das Denken. Ein lapidar hingeworfener Auftrag, unvollständige Informationen und Vorgaben und schon ist vorprogrammiert, dass das Resultat entweder am Ziel vorbeischießt oder zig Ehrenrunden dreht, bis es Akzeptanz findet. Gute Briefings folgen nicht der Salami-Taktik, sondern enthalten vollständige Antworten auf die Fragen wer was bis wann und mit welchem Ergebnis tun soll.

3. Schlechter Kommunikationsstil

Briefings sind eine kommunikative Aufgabe und Kommunikation ist per se kompliziert. Insofern kann man Missverständnisse nicht gänzlich vermeiden. Man kann jedoch durch ein gutes Kommunikationsverhalten viel tun, um sie möglichst schnell aus dem Weg zu räumen. Die kommunikativen Basics, die hierfür zielführend sind, kann man nicht oft genug wiederholen: zuhören, verstehen wollen, sich klar und einfach ausdrücken, nachfragen.

Ute Flockenhaus

Ute Flockenhaus

4. Überhöhte Erwartungen und zu vage Zielvorgaben

Zwei gängige Fallstricke für Briefings sind auch überhöhte Erwartungen und zu vage Zielvorgaben. Wenn wir dem Grafiker nur ein Minimalbudget für den Relaunch der hauseigenen Website vorgeben, können wir kein exzellentes Ergebnis erwarten. Wenn der Mitarbeiter mal eben zwischen Tür und Angel damit beauftragt wird, sich um ein Messe-Give-away zu kümmern, darf ich mich nicht beklagen, wenn es doch wieder nur der Kugelschreiber mit Firmenlogo wird.

5. Unkenntnis der Arbeitsschritte

Die Verantwortung für die Zeitplanung umfangreicherer Projekte liegt beim Briefingnehmer, denn nur er als Experte für die Aufgabe kann wissen, ob geplante Produktionszeiten realistisch sind. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, ein Projekt vom Zeitpunkt der Fertigstellung, also von hinten, oder vom Projektbeginn an zu planen. Entscheidend dabei ist die Kenntnis der einzelnen Arbeitsschritte, die der Job erfordert. Nur dann kann ich realistisch planen. Wenn ein Architekt ein Haus baut, weiß er welche Gewerke beteiligt sind und wie lange jeder Handwerker für seine Arbeit benötigt. Auf Basis dieser Zeiten kann er den Zeitpunkt der Fertigstellung des Hauses planen. Vergleichbares gilt auch für alle Werbemittel.

6. Verpuffte Pufferzeiten

Zeitliche Puffer sind die Geheimwaffe jedes Auftraggebers und Projektmanagers. Denn trotz guter Planung geht nie alles glatt und zudem arbeiten wir ja mit Menschen, nicht mit Maschinen. Die Krux bei zeitlichen Puffern ist, dass wir sie nicht kommunizieren, sie also nicht Teil der offiziellen Zeitplanung sind. Denn ein zeitlicher Puffer, den wir kommunizieren, ist keiner. Er verpufft.

7. Fehlendes Budget

Budgets definieren nicht nur ein Projekt, sondern tragen auch zur Kostentransparenz bei. Sie gehören in jedem Fall in ein vernünftiges Briefing. Denn, um ein schlichtes Beispiel zu nennen, wenn man den Azubi damit beauftragt, eine Location für die Firmenweihnachtsfeier zu suchen, wird auch die Budgetvorgabe darüber entscheiden, ob man bei McDonalds, in einem Sternerestaurant oder bei einem guten Italiener landet. Kurz: Ohne Budget kein Plan, keine Kostentransparenz und - nicht selten - ausufernde Kosten – so als würde man im Sichtflug den Atlantik überqueren. Das kann klappen, aber die Wahrscheinlichkeit ist nicht besonders hoch.


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W&V Redaktion
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