Der HR-Chatbot von Cheil

Der HR-Chatbot von Cheil dient zum Preboarding von neuen Mitarbeitern. Er simuliert ein Dialog auf Basis vordefinierter Muster, so genannter Conversation Flows, die Cheil entwickelt hat. Der Facebook-Messenger dient als Plattform. Um das Gespräch zu starten, verbindet sich der Bewerber mit einem Klick mit dem Bot und die Konversation startet - wie es auch etwa bei Facebook-Freunden funktioniert.

Der Bot richtet sich an zukünftige Bewerber – vor allem an den Nachwuchs. "Studenten und potenzielle Quereinsteiger sind von der Vielfalt der Agenturbranche oft überfordert oder scheitern teilweise schon an den üblichen Prozessen", sagt Pit Kho, Executive Creative Director bei Cheil. In diesem Meer an Möglichkeiten möchte die Agentur mit dem Chatbot den Weg zu Cheil erleichtern.

"Die jüngeren Jobsuchenden wollen konkret wissen, woran sie sind und nicht ihre Zeit damit verschwinden, auszuprobieren, ob diese oder jene Agentur irgendwann die richtige für sie ist. Obwohl die heutige Generation es gewohnt ist, dass Angebote und Services auf diesem Unverbindlichkeitsprinzip basieren", sagt Kho. Er ist der Meinung, dass diese Entwicklung nicht aufzuhalten ist und Agenturen und Unternehmen sich deswegen eindeutiger darstellen sollten, um zukünftigen Mitarbeitern emotionale und rationale Hürden zu nehmen.

Wo der Chatbot zum Einsatz kommt

Ohnehin werden Chatbots immer mehr für eine direkte Kundenkommunikation genutzt oder als News- oder als CRM-Kanal für den Service. Das Projekt hat Cheil bewusst an Junioren und Trainees übertragen, weil sie ihre eigenen zukünftigen Hürden und Probleme bei der Jobsuche lösen wollten.

Dafür platziert Cheil den HR-Chatbot dort, wo Bewerber sich ohnehin über Agenturen und über die Kreativbranche informieren. Etwa bei Kongressen, bei Job- und Suchplattformen für Kreative und Gestalter, Job-Pinnwänden an Hochschule oder wie letztens erst auf dem ADC-Festival.

So wirbt Cheil für seinen HR-Chatbot.

Die Mission des Chatbots

Der Bewerber hat viele Sorgen: Welcher Job passt überhaupt zu mir? Wofür stehen die einzelnen Agenturen, wie unterscheiden sie sich? Was muss in meinem Anschreiben stehen und wie förmlich muss ich sein? Wie fange ich an? "Der Bot dreht diesen verkrusteten und eher hinderlichen Prozess um, denn plötzlich bewirbt sich eine Agentur beim Bewerber und ändert so die Perspektive", erklärt Kho. Im Laufe des Chats erfährt der potenzielle neue Kollege, wie Cheil eigentlich tickt und was im Job auf einen zukommen würde, was gefragt ist und ob die Agentur überhaupt zu einem passt.

Nach einer Frage- und Antwortrunde entscheidet der Bewerber selber, ob der Bot seine Antworten an die HR-Abteilung von Cheil weiterleiten kann. Diese kann dann mit einem dem Profil entsprechenden Stellenangebot auf den Bewerber zukommen. Der Bot hilft, eventuell folgende, echte Vorstellungsgepräche mit der Agentur viel besser einschätzen zu können.

Cheil möchte in Zukunft den Bot auch an andere Unternehmen übertragen, sobald er fehlerfrei ohne menschliche Live-Unterstützung funktioniert. Dazu hat die Cheil ein CMS bzw. eine Bot-Plattform entwickelt, das sie mit der individuellen Anpassung als Konzept für den Kunden anbietet. Etwa mit GIF-Inhalten, Case-Aufbereitung, eigener Tonalität.

Die Onboarding-Phasen

Der Chatbot von Cheil ist eine Maßnahme im Rahmen des Preboarding, also bevor der neue Mitarbeiter überhaupt seinen ersten Arbeitstag in der Agentur hatte. Das Onboarding selber läuft in drei Phasen ab: die Vorbereitungsphase, Orientierungsphase und die Integrationsphase. Sehr oft gehen die einzelnen Schritte ineinander über und finden parallel statt.

Ob Schulungen, gemeinsames Mittagessen oder sogar eine Party für Neuankömmlinge – manche Agenturen in Deutschland lassen sich kreative Dinge einfallen, wie sie neue Mitarbeiter von Anfang an integrieren.

Einen Überblick, was verschiedene Agenturen im Rahmen des Onboardings veranstalten und wie wichtig diese Phase für sie ist, lesen Sie in der Titelstory der aktuellen Ausgabe 9 des Kontakters.


Autor:

Nadia Riaz

Nadia Riaz ist seit Juni 2017 bei W&V und Kontakter. Vorher studierte sie Kommunikationswissenschaft, Europäische Ethnologie und Kunstgeschichte an der Universität Bamberg. Interessiert sich vor allem für Agenturthemen und kreative Kampagnen. In der Freizeit liest sie am liebsten ganz viele Bücher.