Onboarding:
Mit diesem HR-Bot erleichtert Cheil neuen Mitarbeitern den Einstieg
Ein gut organisiertes Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter ist unerlässlich. Cheil versucht via Chatbot Mitarbeiter schon vor dem ersten Tag zu integrieren.
Foto: Picture Alliance
Das richtige Talent für eine neue Stelle zu finden, ist nur die eine Herausforderung. Nach dem Recruiting steht noch eine andere Hürde bevor: das Onboarding. Denn der erste Eindruck zählt und bekommt keine zweite Chance. Möchte man den neuen Kollegen frühzeitig an die Agentur binden, ist ein gut organisierter Einstieg unerlässlich.
Onboarding steht ganz im Rahmen des Ankommens und – wie der Begriff schon sagt – "an Bord holen". Jeder kennt die Situation: Nervös aber gleichzeitig auch freudig-gespannt betritt man den neuen Arbeitsplatz am ersten Tag, durchläuft den Empfang und lernt die ersten Kollegen kennen.
Und dann? Hat der Arbeitgeber nichts anderes geplant, geht es gleich an die Arbeit. Hier sollten Personaler aufhorchen, denn: die Nervosität bezüglich ersten Arbeitstages sollte auf beiden Seiten bestehen. Die Agentur sollte das Interesse daran haben, dass sein neuer Kollege mit einem guten Gefühl startet und seine Einarbeitungszeit sinnvoll und vor allem organisiert und durchdacht gestaltet ist. Denn wer will schon riskieren, dass der Mitarbeiter sich nach dem Ende der Probezeit wieder verabschiedet?
Tatsächlich haben aber nahezu alle Agenturen ihr eigenes Onboarding-Programm und bestimmte Maßnahmen, wie sie es schaffen, dass ihre neuen Mitarbeiter sich von Anfang an wohlfühlen. Wie Cheil zum Beispiel. Die Agentur hat gleich ein ganzes Tool eingeführt: den HR-Chatbot.
Der HR-Chatbot von Cheil
Der HR-Chatbot von Cheil dient zum Preboarding von neuen Mitarbeitern. Er simuliert ein Dialog auf Basis vordefinierter Muster, so genannter Conversation Flows, die Cheil entwickelt hat. Der Facebook-Messenger dient als Plattform. Um das Gespräch zu starten, verbindet sich der Bewerber mit einem Klick mit dem Bot und die Konversation startet - wie es auch etwa bei Facebook-Freunden funktioniert.
Der Bot richtet sich an zukünftige Bewerber – vor allem an den Nachwuchs. "Studenten und potenzielle Quereinsteiger sind von der Vielfalt der Agenturbranche oft überfordert oder scheitern teilweise schon an den üblichen Prozessen", sagt Pit Kho, Executive Creative Director bei Cheil. In diesem Meer an Möglichkeiten möchte die Agentur mit dem Chatbot den Weg zu Cheil erleichtern.
"Die jüngeren Jobsuchenden wollen konkret wissen, woran sie sind und nicht ihre Zeit damit verschwinden, auszuprobieren, ob diese oder jene Agentur irgendwann die richtige für sie ist. Obwohl die heutige Generation es gewohnt ist, dass Angebote und Services auf diesem Unverbindlichkeitsprinzip basieren", sagt Kho. Er ist der Meinung, dass diese Entwicklung nicht aufzuhalten ist und Agenturen und Unternehmen sich deswegen eindeutiger darstellen sollten, um zukünftigen Mitarbeitern emotionale und rationale Hürden zu nehmen.
Wo der Chatbot zum Einsatz kommt
Ohnehin werden Chatbots immer mehr für eine direkte Kundenkommunikation genutzt oder als News- oder als CRM-Kanal für den Service. Das Projekt hat Cheil bewusst an Junioren und Trainees übertragen, weil sie ihre eigenen zukünftigen Hürden und Probleme bei der Jobsuche lösen wollten.
Dafür platziert Cheil den HR-Chatbot dort, wo Bewerber sich ohnehin über Agenturen und über die Kreativbranche informieren. Etwa bei Kongressen, bei Job- und Suchplattformen für Kreative und Gestalter, Job-Pinnwänden an Hochschule oder wie letztens erst auf dem ADC-Festival.
Foto: Cheil
Die Mission des Chatbots
Der Bewerber hat viele Sorgen: Welcher Job passt überhaupt zu mir? Wofür stehen die einzelnen Agenturen, wie unterscheiden sie sich? Was muss in meinem Anschreiben stehen und wie förmlich muss ich sein? Wie fange ich an? "Der Bot dreht diesen verkrusteten und eher hinderlichen Prozess um, denn plötzlich bewirbt sich eine Agentur beim Bewerber und ändert so die Perspektive", erklärt Kho. Im Laufe des Chats erfährt der potenzielle neue Kollege, wie Cheil eigentlich tickt und was im Job auf einen zukommen würde, was gefragt ist und ob die Agentur überhaupt zu einem passt.
Nach einer Frage- und Antwortrunde entscheidet der Bewerber selber, ob der Bot seine Antworten an die HR-Abteilung von Cheil weiterleiten kann. Diese kann dann mit einem dem Profil entsprechenden Stellenangebot auf den Bewerber zukommen. Der Bot hilft, eventuell folgende, echte Vorstellungsgepräche mit der Agentur viel besser einschätzen zu können.
Cheil möchte in Zukunft den Bot auch an andere Unternehmen übertragen, sobald er fehlerfrei ohne menschliche Live-Unterstützung funktioniert. Dazu hat die Cheil ein CMS bzw. eine Bot-Plattform entwickelt, das sie mit der individuellen Anpassung als Konzept für den Kunden anbietet. Etwa mit GIF-Inhalten, Case-Aufbereitung, eigener Tonalität.
Die Onboarding-Phasen
Der Chatbot von Cheil ist eine Maßnahme im Rahmen des Preboarding, also bevor der neue Mitarbeiter überhaupt seinen ersten Arbeitstag in der Agentur hatte. Das Onboarding selber läuft in drei Phasen ab: die Vorbereitungsphase, Orientierungsphase und die Integrationsphase. Sehr oft gehen die einzelnen Schritte ineinander über und finden parallel statt.
Ob Schulungen, gemeinsames Mittagessen oder sogar eine Party für Neuankömmlinge – manche Agenturen in Deutschland lassen sich kreative Dinge einfallen, wie sie neue Mitarbeiter von Anfang an integrieren.
Einen Überblick, was verschiedene Agenturen im Rahmen des Onboardings veranstalten und wie wichtig diese Phase für sie ist, lesen Sie in der Titelstory der aktuellen Ausgabe 9 des Kontakters.
