Positionierung :
Pro Event: Acht Wochen Klausur für den Neustart

Die Heidelberger Agentur Pro Event hat acht Wochen lang die Firma zugesperrt und ist mit dem Team in eine Art Klausur gegangen. Um sich in Teilen neu zu erfinden.

Text: Peter Hammer

Die komplette Agentur war gefordert: 20 disziplinübergreifende Workshops in zwei Monaten.
Die komplette Agentur war gefordert: 20 disziplinübergreifende Workshops in zwei Monaten.

Agenturen müssen sich immer wieder auf den Prüfstand stellen und hinterfragen. Doch so radikal wie die Heidelberger Agentur Pro Event dürfte kaum jemand vorgehen. Acht Wochen lang hat die Firma zugesperrt und ist mit dem kompletten Team in eine Art Klausur gegangen.

Basis für die Workshops war eine Roadmap, die bis 2025 den Kurs der Agentur vorgibt. Jetzt sind  Management und die Mannschaft gefordert, die Ergebnisse umzusetzen.

Seit rund 25 Jahren gibt es Pro Event in Heidelberg. Angefangen hatte die Firma als Gesellschaft für Veranstaltungs-Management. Daraus entstand später eine Agentur für Live-Kommunikation, die in den ­vergangenen Jahren stärker den Fokus auf Content und Consulting setzte.

Doch letztlich waren es viele kosmetische Korrekturen, die über die Zeit erfolgten. Bei den Strukturen und Prozessen hatte sich nicht allzu viel ­getan. Zu wenig, um Antworten auf Herausforderungen wie die Digitalisierung, den sich schnell ändernden Markt und Themen wie New Work geben zu ­können. Oder um sich zukunftsorientiert zu positionieren. 

Für die "Klausur-Zeit" wurden extra Räume angemietet.

Für die "Klausur-Zeit" wurden extra Räume angemietet. Dort wurde nicht nur in Workshops gearbeitet, sondern auch gemeinsam Mittag gemacht.

Daher der Plan, die komplette Agentur einmal "auseinanderzubauen und neu wieder zusammenzubauen", wie CD Helge Thomas es formuliert.

Im Februar und März 2018 war es soweit. In Laufnähe der Agentur waren Räumlichkeiten angemietet und "agenturgerecht" umgestaltet worden. Der Tagesablauf für rund acht Wochen: 9 bis 13 Uhr Arbeiten in den insgesamt 20 interdisziplinär zusammengestellten Gruppen. Dann Mittagspause, Status-Meeting und weiter mit der Gruppenarbeit.

Mit den Ergebnissen ist Jörn Huber zufrieden. "Unser Plan war, neben der inhaltlichen Neuausrichtung, in Zukunft deutlich weniger vorzugeben und stattdessen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker eigenverantwortlich in die Weiterentwicklung des Unternehmens einzubinden", so der Gründer und Geschäftsführer. Das bisherige Organigramm wurde, nicht zuletzt auf Basis ­individueller Talentprofile, teilweise neu sortiert.

Eine neu ­formierte Führungsriege sowie Experten im Unternehmen ­werden künftig für bereichsübergreifende Aufgaben wie ­beispielsweise Talentmanagement, Ressourcensteuerung und das Thema Nachhaltigkeit verantwortlich sein.

Pro Event will Beziehungen schaffen

Am wichtigsten aber: Pro Event hat für sich eine neue Positionierung gefunden. Die Heidelberger wollen sich perspektivisch als Kommunikations-Agentur etablieren, immer wenn es darum geht, "erfolgreiche und sinnhafte Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Märkten zu schaffen", so Thomas. Mit Hilfe von Live- wie digitaler Kommunikation.

Mittlerweile wurden einige Dinge umgesetzt. Nicht nur Aufgaben und Verantwortlichkeiten wurden neu definiert, auch eine neue Agentur-Software ist bereits im Einsatz. Der Umzug aller Daten auf einen eigenen Cloud-Server im benachbarten Rechenzentrum ist ebenfalls abgeschlossen.

Ein browserbasiertes Intranet und ein Agentur-Wiki zum optimalen Wissenstransfer werden gerade nach den Vorstellungen der entsprechenden Arbeitsgruppe programmiert. Und doch gibt es noch reichlich zu tun.

So wird die Motivation hoch gehalten

Eine Stabsstelle unter Leitung von Pro-Event-Berater Olaf Ginter koordiniert den weiteren Prozess und passt auf, dass nichts davon im Tagesgeschäft auf die lange Bank geschoben wird. So genannte Pit-Stops mit dem gesamten Team sorgen in regelmäßigen Abständen für Transparenz und einen einheitlichen Wissensstand.

Helge Thomas: "Am wichtigsten ist es, den entstandenen Flow jetzt nicht zu unterbrechen und glaubwürdig zu bleiben."

Weshalb Pro Event sich neu erfinden musste und wie das Management die Mitarbeiter mit auf die Reise nahm, das lesen Sie in der aktuellen Ausgabe des Kontakter vom 12. Juli. Abo?