Der erste Tag im neuen Job ist oft mit viel Aufregung verbunden. Man kommt in ein völlig neues Büro, trifft neue Menschen, lernt ein neues Produkt kennen und muss sich voll und ganz auf neue Strukturen einlassen. Für uns stand daher fest, dass die größte Herausforderung darin bestand, die neue Kollegin vom ersten Moment an in das Team zu integrieren, ihr die Kultur und den Spirit unseres Unternehmens weiterzugeben und trotz fehlender persönlicher Nähe ein Willkommensgefühl zu vermitteln. Das Treffen an der Kaffeemaschine oder auf dem Gang mit neuen Kollegen fällt gänzlich weg. Die Willkommensrunde durch die einzelnen Abteilungen und eine Vorstellung findet nicht statt. Das muss beim Remote Onboarding erstmal aufgefangen werden.

Deshalb sollte man eine Möglichkeit finden, um einen Austausch entstehen zu lassen und Unsicherheiten beim neuen Teammitglied schnellstmöglich abzubauen. Es hilft, eine gewisse Struktur in die ersten Tage des neuen Teammitglieds zu bringen - zum Beispiel in Form eines virtuellen Welcome Days.

Nutzt so oft wie möglich Videokonferenzen

Ein weiteres wichtiges Tool für die Integration eines neuen Teammitglieds, aber auch für das Wohlbefinden der anderen Teammitglieder, sind Videokonferenzen. Man sollte keinesfalls unterschätzen, wie wichtig und hilfreich es ist, wenn die Kollegen sich nicht nur telefonisch hören, sondern auch sehen können. Videokonferenzen ermöglichen es, viel mehr Emotionen zu transportieren und verhelfen automatisch zu mehr persönlichem Austausch. Außerdem kann in Meetings auf diese Weise die Arbeitsmoral unseres Teams besser transportiert werden.

Die höchste Priorität in einem Onboarding-Prozess sollte das Wohlbefinden des neuen Teammitglieds haben. Die Motivation und Arbeitsmoral ergeben sich dann von ganz allein. Um die Motivation weiter aufrechtzuerhalten, ist es auch gut, außerhalb der offiziellen Meetings neue Formate zu finden und in Form von Videokonferenzen stattfinden zu lassen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer virtuellen Kaffeerunde oder Mittagspause oder einem gemeinsamen virtuellen Feierabendbier? Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und so wird es möglich, den Unternehmensspirit bis ins eigene Wohnzimmer zu transportieren.

Das Buddy-System, ein persönlicher Helfer an der Seite

Das Onboarding und die Probezeit sind auch Prozesse des Kennenlernens. Fühlt sich der neue Mitarbeiter bei uns wohl? Entsprechen die Leistungen unseren Vorstellungen? Das neue Teammitgleid sofort in alle Meetings zu integrieren und den Austausch anzuregen, ist vor allem am Anfang wichtig. Es ist zudem sinnvoll, für aufkommende Fragen einen direkten Ansprechpartner – eine Art Buddy – zu benennen, der in jeder Situation ansprechbar ist. Gerade beim Onboarding im Homeoffice darf bei dem neuen Teamkollegen in keiner Minute das Gefühl aufkommen, alleingelassen zu sein, während er oder sie in den eigenen vier Wänden vor dem Computer sitzt. Noch dazu wird Berührungsängsten vorgebeugt und offene Fragen werden schnell geklärt.

Einfach loslegen

Der wichtigste und wahrscheinlich einfachste Rat ist "einfach machen". Remote Onboarding klingt zunächst nach einem Mammutprojekt, dass viele Herausforderungen mit sich bringt. Offenheit ist in dieser Lage ein wichtiges Attribut. Durch die Corona-Krise hat sich die Sichtweise vieler Unternehmen extrem gewandelt. War Homeoffice vor einigen Monaten noch die Ausnahmeregel, wird in Zukunft wohl ein großes Umdenken stattfinden. Unternehmen, die eher eine weniger attraktive geografische Lage für Bewerber haben, werden sich im Recruiting breiter aufstellen und Mitarbeiter aus allen Teilen Deutschlands in ihrem Bewerbungsprozess berücksichtigen. Homeoffice wird nicht mehr die Ausnahme sein, sondern eine weitere Möglichkeit des Arbeitens.

Autor: Ina Franzke, Leiterin HR bei der Omikron Data Quality GmbH

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