Diese umfangreichen Umfragen werden jedoch meist von Hand ausgewertet. Neben Multiple-Choice-Fragen und Skalen beinhalten Feedbackbögen auch Kommentarfelder. Diese qualitativen Antworten müssen von Menschen bewertet werden, wenigstens bisher. Das HR-Team versucht darüber hinaus, auch zwischen den Zeilen zu lesen, um alles zu verarbeiten. Die Ergebnisse werden dann zusammengefasst – von Hand – und weiter nach oben durchgereicht. Bis das Management und vor allem die oberste Führungsriege endlich sieht, wie die Stimmung im Unternehmen ist, vergehen Wochen. Bis man gezielt reagieren kann, dauert es Monate. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist in dieser Zeit nicht gestiegen, nun sinkt auch noch ihr Engagement. Ihre Arbeit wurde nicht honoriert, ihr Feedback verhallt ungehört.

Künstliche Intelligenz und Pulsbefragungen

Abhilfe kann hier Künstliche Intelligenz schaffen. Das Potenzial von KI durch ein System Muster zu erkennen, ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Bei regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen werden Daten generiert, die dann ausgewertet und über Zeit verglichen werden. Machine Learning bedeutet in diesem Kontext, dass die KI mit jeder Information dazulernt – je mehr Daten also, desto "schlauer" die KI.

Findet eine Befragung alle zwei Jahre statt, kann die KI zwar arbeiten, besser wären jedoch weniger umfangreiche Befragungen, die häufiger stattfinden. So entsteht ein regelmäßiger und vielseitiger Datenfluss. Und die Mitarbeiter werden ebenfalls entlastet: Sie müssen nur noch wenige Minuten opfern, um ihr Feedback zu geben, und können regelmäßig auf direkte Probleme eingehen, statt alle zwei Jahre ihr Arbeitsleben zusammenzufassen.

Diese kleineren, häufigen Umfragen nennen wir Pulsbefragungen. Sie können gezielt auf einzelne Bereiche oder das gesamte Unternehmen ausgerichtet werden und bestehen in der Regel aus quantitativen (Rankings, Skalen usw.) sowie qualitativen Elementen. Freitext eignet sich besonders gut für Feedback, da Mitarbeiter ihre Gedanken, Gefühle und Anregungen in Kommentarboxen oft besser und präziser formulieren können.

Das kann KI: Smarte Sentiment-Analysen

Sobald eine KI mit den Ergebnissen der Pulsbefragungen gefüttert wird, sucht sie automatisiert während der Auswertung nach Mustern, die einen tiefen Einblick in kritische Themen erlauben. Führungskräfte erkennen somit lokale Trends und wissen schneller, "wo es brennt". Doch kann KI weitaus mehr als nur quantitative Rankings und vorgefertigte Multiple-Choice-Antworten auszuwerten: Sie ist ebenfalls in der Lage, Stimmung und Tonalität herauszufiltern. Im Rahmen einer solchen Smart Sentiment Analysis macht sie Gebrauch von Natural Language Processing (NLP). Dabei handelt es sich um die Fähigkeit, die geschriebene (menschliche) Sprache zu analysieren sowie den Inhalt zu erkennen und zu interpretieren.

NLP ist besonders effizient, wenn ein Unternehmen Felder innerhalb ihrer Umfrage anbietet, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Kommentare frei formulieren. Diese können entweder in Form eines Blocktextes oder von Stichpunkten sein. Mitarbeiter A überlegt sich für diesen wichtigen Teil einen roten Faden, Mitarbeiter B schreibt seine Gedanken spontan hin, so wie sie ihm gerade einfallen. Mitarbeiter C schreibt womöglich in einer anderen Sprache als die, in der die Umfrage formuliert ist.  

Durch NLP und eine Smart Sentiment Analysis kann eine KI auch aus sehr unstrukturierten Kommentaren das intendierte Feedback herauslesen und in einen Kontext bringen. Durch diesen automatisierten Prozess können sehr schnell Ergebnisse geliefert werden. Bei kritischen Trends oder anderen Problemen kann zeitnah mit Gegenmaßnahmen reagiert werden – aber auch positives Feedback, Lob und Anerkennung werden kommuniziert. Durch den relativ geringen Aufwand in der Planung und Durchführung können Pulsbefragungen somit regelmäßiger durchgeführt werden und liefern der KI genau die richtigen Informationen zur Auswertung, woraus aussagekräftige, wertvolle Analysen gewonnen werden können.

Probleme erkennen, Prognosen erstellen

Somit entlastet die KI nicht nur die Mitarbeiter der HR-Abteilung, für die die Auswertung der Erhebung zur Routine wird, sondern beschleunigt erheblich sämtliche Prozesse, die damit verbunden sind. Die Ergebnisse können wesentlich schneller an die Führungsebene und Manager weitergeleitet werden. Wo es vorher Monate dauerte, kann nun in wenigen Tagen reagiert werden. Auf Seiten der Mitarbeiter steigen Zufriedenheit und Engagement: Schließlich vermittelt ihnen der Vorstand das Gefühl, gehört zu werden und etwas im Unternehmen bewirken zu können.

Eine KI erkennt jedoch nicht nur Trends, sondern kann auch für Prognosen genutzt werden. Um hier relevante Aussagen zu erhalten, werden aktuelle Daten mit historischen Daten abgeglichen, um Muster zu identifizieren und so potenzielle Problemfelder aufzudecken, die sich in ähnlicher Form bereits in der Vergangenheit ergeben haben. Dies schließt Prognosen zum Umsatz, zur allgemeinen Performance, aber auch zu Personalentwicklung und Kündigungen mit ein. Die Genauigkeit dieser Prognosen wird durch einen steten Informationsstrom über regelmäßige Pulsbefragungen kontinuierlich verbessert.

Fazit: Mitarbeiter schneller und besser befragen

Gerade in Zeiten von Unsicherheit und Veränderungen ist es sehr wichtig, die Stimmung im eigenen Unternehmen zu kennen. Je genauer das Bild, desto einfacher können Führungskräfte reagieren – und desto zufriedener und engagierter sind Mitarbeiter. Ein guter Weg, um die Stimmung zu erfassen, sind hier Pulsbefragungen: Schnelle, kurze Umfragen, die oft durchgeführt werden und damit konkrete, aktuelle Probleme ebenso abbilden wie breite Trends über die Zeit.

Die Auswertung dieser Pulsbefragungen erleichtern KI-gestützte Systeme. Sie werten quantitative wie qualitative Umfrageteile automatisiert aus, erkennen Tonalität und natürliche Sprache und liefern Stimmungsbilder sowie Prognosen für die Zukunft, indem sie die Auswertungen mit anderen Unternehmensdaten verknüpfen – darunter Umsätze und Mitarbeiterkennzahlen. Die KI-Systeme lernen mit jeder Information hinzu und werden über die Zeit immer besser. Die Umfragen sind schnell ausgewertet und durch Vorlagen auch schnell kommunizierbar. Somit kann das Management zeitnah auf Probleme und Anfragen reagieren.

Mit einem solchen Ansatz kann es Unternehmen nicht nur gelingen, Mitarbeiter besser und schneller zu befragen – sie sparen auch Zeit und Ressourcen, während Mitarbeiter zufriedener und loyaler werden. Auch im Personalbereich ist es heute unumgänglich, neben menschlicher auch auf künstliche Intelligenz zu setzen. Somit ist der Einsatz von KI eine Win-Win-Situation, Mitarbeiter, Vorgesetzte und das Unternehmen profitieren davon.


Barbara Wittmann

Barbara Wittmann

Barbara Wittmann ist Country Manager & Senior Director Talent Solutions für die DACH-Region bei Linkedin. Außerdem ist sie Mitglied der Geschäftsleitung. Linkedin zählt weltweit über 690 Millionen Mitglieder. In Deutschland sind es über 15 Millionen Mitglieder. In Deutschland arbeiten um die 150 Mitarbeiter an den Standorten München und Berlin.



Autor: W&V Leserautor

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