Moonova:
Wie Unternehmen das Backend ihres Digital-Handels optimieren
E-Shops sind heute ein Hygienefaktor, digitales und stationäres Geschäft verknüpft, die Systeme dahinter aber sind häufig ineffizient. Dörte Kaschdailis von Opexxia erklärt, wie Unternehmen Ressourcen schonen.
Foto: Opexxia
Und dann passiert: Excel. Sagt Dörte Kaschdailis und lacht. Seit 20 Jahren beschäftigt sich die Co-Gründerin und Chefin von Opexxia damit, Unternehmen dabei zu helfen, die Komplexität ihres digitalen Handels zu reduzieren. Der ist nämlich oft schon in die Jahre gekommen und läuft über die Zeit nach seinen eigenen Regeln.
Opexxia gibt es seit 2016. Das Unternehmen hat sich auf Backend-Optimierung im Handel spezialisiert.
Die verzweifelten Mitarbeiter:innen versuchen dann, mit selbstgebastelten Excel-Sheets, die sie manuell befüllen, dem Chaos Herr zu werden und vergrößern es dabei noch. "Viele Unternehmer:innen wissen gar nicht, was ihre Leute den ganzen Tag tun."
So aber entstehen Parallelwelten, die die Unternehmen Ressourcen und letztlich Geld kosten, was sich in diesen Zeiten, mit Lieferkettenverschiebungen, Inflation, Fachkräftemangel, so Kaschdailis These, eigentlich niemand leisten kann. Im deutschen Mittelstand sei das aber gang und gäbe.
Im Handel passieren jeden Tag Fuck-ups
Kaschdailis hat dafür ein Modell entwickelt, das sie bei der Moonova-Konferenz am 14. März vorstellt. Titel "Stop the mimimi, start working! How to handle operational complexity in retail in times of rapid change". Ihr Team treibt die Frage nach operationaler Exzellenz um.
Trockene Materie, das weiß sie. "Meine Kund:innen holen mich", sagt sie, "weil es hier um ein Problem geht, das alle ärgert und das es zu lösen gilt." Und jeden Tag passieren im Handel Fuckups.
Für ihre Vorträgel nutzt sie deshalb gerne Fußballer-Jargon. "Das verstehen immer alle ganz gut", sagt sie und grinst. Ihr WOPIS-Modell definiert fünf Spieler, die für ganz bestimmte Spielbereiche im Unternehmen stehen.
Und klar ist: Ein Unternehmen funktioniert nur als Team. Wenn die Offensive top ist, die Abwehr aber lahmt, wird die Mannschaft am Ende womöglich absteigen.
Die fünf Spieler im E-Commerce
Foto: Opexxia
Dörte Kaschdailis plädiert deshalb für ein Zusammenspiel von:
W-Spieler - Workflows/Arbeitsabläufe
Definiert die Summe des täglichen Tuns der Mitarbeiter:innen. Workflows halten den Laden am Laufen: einzelne Buchungen, Artikelstammanlagen, Kundenkommunikation, stückweise Warenvereinnahmung etc. Es ist die kleinste operative Ebene.
O-Spieler - Organisation
Wie ist die Belegschaft organisiert: in Abteilungen, Tribes oder Squads, hierarchisch, agil oder hybrid. Die Organisation ist ein wesentlicher Teil der operativen Realität.
Das sind die Menschen. Kommen wir zur Maschine:
S-Spieler - System
Das S steht für System. Systeme kommen entlang der Wertschöpfungskette vielfach zum Einsatz. Sie sind die Hilfsmittel, um die Organisation zu verwalten oder Workflows abzubilden. Operativ arbeiten Menschen mit Systemen, damit ihre Arbeit durch Automatisierung erleichtert wird. Systeme erleichtern auch die Zusammenarbeit mit anderen Menschen in anderen Teilen der Wertschöpfungskette.
I-Spieler - Interfaces
Das sind die Schnittstellen, die sämtliche Systeme und damit Arbeitswelten verbinden. Sie sind elementar für die Transparenz in der Wertschöpfungskette und können wesentlicher Bestandteil von automatisierten Vorgängen sein.
P-Spieler - Prozess
Und nun zum zentralen Mittelfeld, dem P-Spieler. Das P steht für Prozess. Der Prozess ist der ganzheitliche Ablauf aneinander gereihter Arbeitsabläufe durch organisierte Teams in verschiedenen Systemen mit diversen Schnittstellen. Der Prozess fügt Mensch und Maschine zusammen und bildet die Zusammenhänge im Unternehmen ab.
Backend-Optimierung
Foto: Opexxia
Kaschdailis sagt, dieses Konstrukt verschaffe erstmal eine Übersicht darüber, wie ein Unternehmen funktioniert. Es ist ein Ordnungsrahmen. Es sei nicht damit getan, zum Beispiel einfach ein neues ERP-System (Enterprise Resource Planning) zu installieren und dann ist alles gut. Im Gegenteil: Das verändere Workflows und Organisation, Schnittstellen und damit die Prozesse. "Das alles muss man in der Gesamtschau betrachten."
Optimierung braucht viel (Mit-)gefühl
Dafür brauche es harte Disziplin, denn alle Schritte müssten haargenau dokumentiert werden. Dörte Kaschdailis wirbt aber vor allem für Empathie! Denn nur wer sich in die Sorgen, Nöte und Aufgaben der Kolleg:innen hinversetze und die Auswirkungen auf die Spieler:innen im WOPIS-Modell verstehe, könne am Ende herausfinden, wo der ressourcenschonendste Hebel zur Optimierung sitzt.
Jetzt anmelden! Dörte Kaschdailis spricht auf der Moonova über Effizienz im Backend des Handels. Die Details: "Immer schneller, immer mehr, immer komplexer - Operative Exzellenz wird der game changer. Heute reicht es nicht mehr, digital präsent zu sein. Es reicht auch nicht, Ware in den Laden zu stellen und das Schaufenster nett zu gestalten. Die Erwartungshaltung der Kaufenden an Verfügbarkeit, Schnelligkeit und transparente Informationen ist geprägt durch die Entwicklungen der vergangenen Dekade. Die meisten Händler:innen erfüllen diese Erwartungen auch nach außen, doch wie sieht es innen aus? Die Herstellung der Basisanforderungen ist real noch mit sehr viel Aufwand verbunden, so dass auf sich ändernde Marktbedingungen kaum oder nur sehr zeitverzögert reagiert werden kann. Das liegt an manuellen Arbeitsabläufen und Excel ;-). Ein Plädoyer für das vollumfängliche (Aus)nutzen vorhandener Systeme, vernetzer Architekturen, die Geschäftsregeln automatisiert abbilden und mehr wertstiftende Tätigkeiten für Mitarbeitende schaffen. So gelingt operative Exzellenz." Die MOONOVA ist die Digital Conference für Marketing & Commerce von W&V, Internet World, Page, Com!, Print.de. Themen, Trends & Expertise für Dein Business. Kostenfrei registrieren!
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"Je besser das laufende Ist-Geschäft verstanden wird, wo wie wer was warum in der Kette macht, mit welchem System – desto besser kann auf die nächste Stufe abstrahiert werden", sagt Kaschdailis. Das macht viel Arbeit, klar. Dörte Kaschdailis hat über die Jahre viele Kunden beraten wie Bogner, Bergzeit und Birkenstock, aber auch Medizintechniker wie ResMed. Für die Implementierung eines ERP-Systems brauche es im Schnitt zwei Jahre.
Am Ende zahlt sich das Ergebnis aber aus. Tatsächlich sparen Unternehmen in so einem Prozess Ressourcen und Kosten ein. Und die verbliebenen Mitarbeiter:innen müssen sich nicht mehr mit Tätigkeiten beschäftigen, die sie langweilen oder stressen, können die stupiden Arbeiten der Automatisierung überlassen.
Dörte Kaschdailis ist Co-Founderin und Managing Director von Opexxia. Das 2017 gegründete Unternehmen hat sich auf Operational Excellence für den Handel im Wandel spezialisiert. Kaschdailis ist Expertin für strategisches Business Development und komplexes Projektmanagement. Zudem ist sie als Mentorin und Investorin tätig. Kaschdailis moderiert und spricht zu Themen rund um Digitalisierung und Transformation im Handel.
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