Wann planen Sie eine Rückkehr in die Büros? In welchem Umfang?

Wir haben in einigen Regionen Anfang Juni die Rückkehr in das Büro auf freiwilliger Basis ermöglicht. Parameter für die Büroeröffnung waren u.a. die örtlichen Pandemiezahlen, die Möglichkeit, das Büro über sichere Verkehrsmittel wie z.B. dem Fahrrad erreichen zu können, und die Bürosituation vor Ort, also die Fläche pro MitarbeiterIn, die Anzahl der Meetingräume und Möglichkeiten zur Lüftung.

Neben unseren Büros in Köln und München, die als erstes öffneten, haben wir später auch unsere Standorte in Italien, Belgien, Slowenien, Australien, Japan und Israel geöffnet. Die Büros wurden auf die neue Situation entsprechend vorbereitet: wir haben die Arbeitsplätze den empfohlenen Abständen gemäß umgestaltet, Desinfizierungsstationen aufgebaut, Laufwege definiert und die Anforderungen für die Reinigung erhöht.

Darüber hinaus war eine intern entwickelte App ausschlaggebend für die Rückkehr in das Büro. Die MitarbeiterInnen reservieren sich einen Platz im Büro, sodass wir Kontakte nachverfolgen können und sicherstellen, dass die Höchstmenge an KollegInnen nicht überschritten wird.

Outbrain-Büro in München

Outbrain-Büro in München

Inwieweit unterscheiden sich da die verschiedenen Standorte?

Als internationales Unternehmen sehen wir abhängig vom Infektionsgeschehen noch immer große Unterschiede in der Möglichkeit, zurück ins Büro zu kehren. Unsere Standorte in den USA und Brasilien sind gegenwärtig noch immer geschlossen und wir werden unsere Strategie natürlich auch dem weiteren Verlauf der Pandemie entsprechend anpassen. Allgemein gibt es auch eine unterschiedliche Akzeptanz der Möglichkeit, wieder zusammen im Büro zu arbeiten.

Dies ist unserer Beobachtung vor allem davon abhängig, wie stark einzelne Länder von der Pandemie betroffen waren. In Deutschland freuen sich viele KollegInnen wieder auf den persönlichen Austausch, wenn auch unter veränderten Voraussetzungen. Die sichere Anreise ins Büro ist eine Herausforderung in der Pandemie.

Volle U-Bahnen in Japan oder London sind sicherlich weniger attraktiv als das Fahrrad in Köln. Deshalb ist auch eine anti-zyklische Anreise eine gute Idee, bei der man erst 10:00 Uhr ins Büro fährt und die ersten Stund(en) von zu Hause aus arbeitet.

Wie sind Ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice technisch gerüstet und müssen Sie da evtl. nachjustieren?

Für Outbrain gehört flexibles Arbeiten zum Standard. Daher hatten alle MitarbeiterInnen ihre technische Ausstattung und Tools, um auch von zu Hause effizient arbeiten zu können. Viele unserer Teams arbeiten länderübergreifend, daher wurden auch Videokonferenzen und Kommunikation über Slack schon vor der Krise rege genutzt. Wir beobachteten natürlich sehr genau die Belastung unserer Systeme, weil wir bislang nicht alle von extern auf diese zugriffen, aber auch in dieser Hinsicht waren wir gut vorbereitet. Lediglich für unsere weltweiten Town-Hall-Meetings mussten wir unser Lizenzpaket erweitern, da in der Zeit alle MitarbeiterInnen von Zuhause aus teilnahmen.

Welche Zwischenbilanz ziehen Sie beim Thema Homeoffice für Ihr Unternehmen? Wo hat es gut geklappt, wo lagen Schwierigkeiten?

Bei Outbrain ist der Teamzusammenhalt sehr wichtig. Im Team arbeiten wir effizienter und erfolgreicher als alleine. Unser Vorteil war eine gute Ausgangsbasis, auf der wir dann im digitalen Raum aufbauen konnten. Wir haben tägliche Morning Coffees mit eingeschalteter Kamera für die Teams eingerichtet, um gemeinsam in den Tag zu starten, und zum Beispiel auch unsere Yoga-Session online durchgeführt. Durch diese und weitere Maßnahmen haben wir die Kontaktfrequenz und den Austausch sowohl auf der Business- wie auch auf der sozialen Ebene erhöht.

Je mehr Freiheiten von den Landesregierungen eingeräumt wurden - zum Beispiel persönliche Treffen oder die Öffnung der Restaurants - umso weniger wurden die rein sozialen digitalen Angebote wie unsere Afterwork-Treffen genutzt. Es war uns wichtig, auf unterschiedliche Lebenssituationen einzugehen. MitarbeiterInnen, die vollständig alleine zu Hause waren, brauchten zum Beispiel eine festere Struktur und viele Kontaktmöglichkeiten, ein alleinerziehender Elternteil mit zwei Kindern im Homeschooling eher mehr Flexibilität. Natürlich waren auch häufig Kinder in unseren Online-Meetings zu sehen. Das haben wir begrüßt.

Trotz der physischen Distanz haben wir daher auch einen sehr starken Zusammenhalt im Team erzielen können - auch weil wir alle gemeinsam die Krise meisterten. Da sind sich Homeschooling-Eltern in London, Chicago und Köln mit ihren Herausforderungen und Freuden sehr nahe. Die letzten Monate haben auch gezeigt, wie wichtig Kommunikation im Unternehmen ist. Unser Management, das sich vor allem in New York und Tel Aviv befindet, hat das exzellent umgesetzt mit dem richtigen Maß an Fürsorge für alle MitarbeiterInnen (alle Büros zu) und der Förderung individueller Präferenzen (schrittweise Öffnung der Büros), geprägt von einer hohen Akzeptanz der privaten Situationen.

Outbrain-Büro in München

Outbrain-Büro in München

An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Wir haben physische Elemente des Zusammenarbeitens in den digitalen Raum übertragen, mit After-Work-Angeboten, Yoga- und Well-Being-Sessions. Zu Beginn wurden diese Angebote sehr stark wahrgenommen, das Interesse ließ aber nach einigen Wochen nach. Das zeigt uns, dass eine Zoom-Konferenz das Gespräch in der Kaffeeküche oder das spontane Treffen auf dem Flur nicht ersetzen kann. Diese soziale Komponente war bei der Rückkehr ins Office auch der Grund für die meisten KollegInnen, wieder ins Büro zu kommen.

Wir hoffen, dass wir mit unserem Hybridmodell auch durch den Winter kommen, bis ein Impfstoff oder Heilmittel verfügbar ist, denn mit diesem Modell können wir gut auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen und gesundheitlichen Schutz sowie soziale Interaktion in Einklang bringen. Gleichzeitig müssen wir uns auch um die KollegInnen kümmern, die schon viele Monate von zuhause aus arbeiten, weil die Situation vor Ort eine Rückkehr ins Büro noch nicht ermöglicht.

Was heißt das für Ihr Gebäudemanagement? Brauchen Sie mehr/weniger Raum? Oder anders gestaltete Flächen?

Wir haben Anfang August ein internationales Gremium mit Vertretern aus unterschiedlichen Abteilungen, Lebenssituationen und Standorten gebildet, um einen Plan zu entwickeln, wie es in den nächsten Monaten und Jahren nach der Krise weitergehen kann. Wir möchten den Erkenntnissen Rechnung tragen und ein modernes Modell entwickeln, das noch flexibler ist als bisher.

Wir hatten bisher in Deutschland sehr große Büros, was uns jetzt auch zugutekommt, da wir aktuell trotz Abstandsregeln noch genug Arbeitsplätze anbieten können. Die Zusammenarbeit im Großraumbüro hat definitiv Vorteile gegenüber Einzelbüros und wird auch von den KollegInnen geschätzt, daher möchten wir daran festhalten. Ob wir dann in den nächsten Jahren für alle MitarbeiterInnen noch einen eigenen fixen Arbeitsplatz anbieten oder eher auf größere Räume für den persönlichen Austausch setzen, ist offen. Bisherige Angebote im Büro wie die traditionellen Kickertische oder Pool Tables sind vermutlich weniger wichtig geworden als lockere Möglichkeiten des professionellen Austauschs.

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Annette Mattgey, Redakteurin
Autor: Annette Mattgey

Seit 2000 im Verlag, ist Annette Mattgey (fast) nichts fremd aus der Marketing- und Online-Ecke. Für Markengeschichten, Kampagnen und Karriere-Themen hat sie ein besonderes Faible. Aus Bayern, obwohl sie "e bisi anners babbelt".